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Text File | 1998-10-29 | 32KB | 739 lines

8. Das Fenster "Fakturierung"



Die von Ihnen erstellten Angebote, Rechnungen und anderen Fakturierungsvorgänge
werden nach dem Drucken immer unter der entsprechenden Fakturierungsnummer in
das Datenfenster "Fakturierung" übernommen und abgespeichert.

Wenn Ihr Kunde das Angebot annimmt und Ihnen einen entsprechenden Auftrag
erteilt, können Sie diesen Datensatz aus dem Fenster "Fakturierung" aufrufen und
in eine Auftragsbestätigung, Lieferschein und eine Rechnung umwandeln. Das
Fenster "Fakturierung" erreichen Sie durch Drücken der F5-Taste.

Das Fenster zeigt Ihnen die Fakturierungsnummer, das Datum, den Umsatz (Wert),
die Kunden- (Lieferanten)nummer, den Kunden-(Lieferanten)namen und die
Bemerkungszeile.

Das Fenster verfügt wieder über ein Pop-Up-Menü, in dem sich die Funktionen die
zur Fakturierung gehören befinden.

Die Eintragungen in diesem Fenster lassen sich ebenfalls durch einen Klick auf
die Infozeile nach dem angeklickten Kriterium sortieren. Mit einem Doppelklick
auf einen Eintrag wird die Dialogbox "Fakturierungsdaten" geöffnet.



8.1 Die Dialogbox "Fakturierungsdaten"



Alle Daten die für eine reibungslose Geschäftsabwicklung notwendig sind, werden
in diese Dialogbox eingetragen. Die Übergabe erfolgt automatisch durch
FIRST_MILLION je nach Stand der Bearbeitung aus den entsprechenden
Programmteilen.

        Angebot:

Das Datum an dem Sie diesen Vorgang als Angebot bearbeitet haben wird vom
Fenster "Angebot" (Kapitel 7) in diese Dialogbox übertragen. Dieses Feld ist wie
alle weiteren editierbar, das heißt Sie können das Datum, falls notwendig, noch
ändern.

        Auftrag:

Hier findet sich das Datum wieder, daß Ihnen der Kunde mit der Auftragsvergabe
mitgeteilt hat, und daß Sie bei der Rechnungserstellung in der Dialogbox
"Rechnung drucken" unter "Auftrag vom" eingetragen haben.

        Bestätigung:

Hier steht das Datum an dem Sie den Auftrag durch eine schriftliche
Auftragsbestätigung angenommen haben.

        Lieferschein:

Wenn Sie eine Ware ausliefern, werden Sie in der Regel einen Lieferschein
benötigen. Das Datum, an dem Sie einen Lieferschein drucken wird vom Programm an
diese Stelle übertragen.

        Rechnung:

Dieses Feld bekommt das Datum, an dem Sie die Rechnung zu diesem
Fakturierungssatz geschrieben und vor allem gedruckt haben.

        1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. Mahnung:

Wenn das Programm feststellt, daß der in der Dialogbox "Parameter" eingestellte
Zeitraum für das Mahnverfahren abgelaufen ist, so erscheint nach dem
Programmstart das Fakturierungsfenster mit den zur Zeit überfälligen Rechnungen.
Sie haben jetzt die Möglichkeit diese Rechnungen durch einen Doppelklick
aufzurufen und als Mahnung auszudrucken, oder zu ignorieren.

Entscheiden Sie sich für ignorieren, so werden diese Rechnungen beim nächsten
Programmstart wieder angezeigt. Rufen Sie diese Rechnungen jedoch auf und
schreiben dem säumigen Zahler eine Mahnung, so trägt das Programm hier das Datum
der 1. Mahnung ein. Ganz entsprechend zur 1. Mahnung verfährt das Programm bei
der 2. und 3. Mahnung. Wenn die Frist für die 2. Mahnung abgelaufen ist, würde
beim Programmstart eine überfällige 1. Mahnung genauso im Fakturierungsfenster
angemahnt werden, wie eine abgelaufene Rechnung. Das gleiche gilt für die 3.
Mahnung.

        Gutschrift:

Es kann schon einmal vorkommen, daß Sie Ware zurückbekommen, die dem Kunden
nicht gefällt. Sie müssen dann für den Wert der zurückerhaltenen Ware eine
Gutschrift an den Kunden schicken. Das Datum an dem dies erfolgte, wird vom
Programm hier eingetragen.

        Bestellung:

Eine Besonderheit von FIRST_MILLION ist die Fähigkeit auch Ihre Bestellungen zu
schreiben. Dieses Datumsfeld steht für Einkäufe zur Verfügung. Näheres hierzu
finden Sie in Kapitel 9. Wenn Sie also Ihre Lagerbestände durch eine
halbautomatische Nachbestellung auffüllen, trägt das Programm das Datum an dem
die Bestellung gedruckt wurde hier ein.

        Fakturnr.:

Jeder Bearbeitungsvorgang vom Angebot bis zur ultimativ letzten Mahnung trägt
die gleiche Fakturnummer, damit es keine Verwechslungen gibt. Die Fakturnummer
wird entsprechend der Vorgabe in der Dialogbox "Parameter" automatisch vom
Programm vergeben. Bei Bedarf können Sie dort für Angebote und Rechnungen zwei
verschiedene Nummernkreise definieren. Die Fakturnummer kann später auch
verändert werden, wobei man aber sehr vorsichtig vorgehen muß, damit nicht
zweimal die gleiche Nummer vergeben wird!

        Kundennr.:

Hier steht die Kundennummer die für diesen Kunden in der Kundendatei eingetragen
wurde. Darunter steht zur besseren Übersicht auch noch der Kundenname im
Klartext.

Das Feld "Skonto abziehen" ermöglicht Ihnen bei der Übernahme der Rechnung in
die Buchhaltung einen Skontobetrag gleich berücksichtigen zu lassen. Das geht
allerdings zur Zeit nur bei der Buchführung nach dem Prinzip der "vereinnahmten
Zahlungen". Arbeiten Sie nach "vereinbarter Zahlung", müssen Sie für den Fall,
daß ein Kunde Skonto gezogen hat, einen eigenen Buchungsbeleg in Höhe des
Skontobetrags als Ausgabe buchen.

        Buchungsnummer

Hier steht die Nummer, unter der zu diesem Fakturierungsvorgang ein
Buchungsbeleg angelegt wurde.

        Netto- und Bruttobetrag

Der Umsatz dieses Fakturierungsvorgangs ist hier eingetragen.

        X% Skonto abziehen

Wenn Sie Ihren Kunden Skonto einräumen, können Sie die Korrektur für den
Buchungsbeleg per Knopfdruck ausführen. Das Programm trägt hier den Prozentsatz,
den Sie in der Parameterbox vorgegeben haben selbstständig ein. Ist die Zahlung
rechtzeitig erfolgt, wird der Faktursatz mit einem Doppelklick aufgerufen und
der Knopf "Skonto" aktiviert. Beim Verlassen der Dialogbox mit dem Knopf
"erledigt" erscheint die Buchungsdialogbox mit dem Rechnungsbetrag abzüglich
Skonto!

        Textfeld für Bemerkungen

Vielleicht ist es ja mal notwendig zu einem Bearbeitungsvorgang in der
Fakturierung einen Kommentar oder einen Hinweis aufzuschreiben. Für diesen Fall
haben wir hier für Sie ein Textfeld mit insgesamt 63 Zeichen vorgesehen. Hier
können Sie eintragen, daß dieser Kunde erst nach 40 Tagen gemahnt wird
(öffentliche Auftraggeber!), oder was sonst immer wichtig erscheint.

Auf der rechten Seiten der Dialogbox stehen nun noch einige Flags, aus denen Sie
den Bearbeitungsstand sofort erkennen können.

        gebucht

Ist der Knopf gesetzt, wissen Sie, daß es bereits einen Buchungsbeleg gibt.

        Erledigt

Wenn Fakturierungssätze nicht mehr benötigt werden, so können Sie diese um
Speicher zu sparen aus der Liste löschen. Viel sinnvoller ist es jedoch diese
Daten weiter aufzuheben, um vielleicht einmal nachzusehen was der Kunde damals
alles bestellt hatte, oder welcher Zusatztext  mit ausgedruckt worden war. Damit
die alten Daten das Fenster "Fakturierung" nicht unnötig belegen, können Sie
diese als "Erledigt" markieren und aus der Liste ausblenden. Dieser Knopf zeigt
Ihnen, daß dieser Datensatz als erledigt markiert wurde.

        gedruckt

Aus diesem Knopf können Sie erkennen, daß dieses Formular bereits gedruckt
wurde. Dieses Flag ist wichtig für unsere Stappeldruckroutine.



8.2 Verlassen der Dialogbox "Fakturierungsdaten"



Es stehen Ihnen insgesamt 5 Wege offen um diese Dialogbox zu verlassen.

        Abbruch

Wählen Sie diesen Knopf aus, so wird an den Daten zu diesem Datensatz keine
Veränderung vorgenommen, auch wenn Sie etwas innerhalb der Dialogbox verändert
haben sollten.  Anstelle des Abbruch Knopfes können Sie auch die Undo- Taste
drücken um die Abbruch Funktion auszulösen.

        Löschen

Durch den Knopf "Löschen" wird der Datensatz unwiderruflich aus der Liste
entfernt, eben gelöscht! Also aufgepaßt!

        Erledigt

Mit der Auswahl von "Erledigt" wird der Fakturierungssatz als "Erledigt"
markiert und im Speicher behalten, aber aus der Liste ausgeblendet. Handelt es
sich um eine Rechnung, so passiert noch etwas mehr, entsprechend dem
eingestellten Prinzip Ihrer Buchführung!

Wenn Sie eine Buchführung nach dem Prinzip der "vereinnahmten" Zahlung führen,
erfolgt die Einnahmebuchung erst, wenn die Rechnung aus der Fakturliste
aufgerufen, das Rechnungsdatum geändert und die Funktion "Erledigt" ausgeführt
wurde.

Bei einer Buchhaltung nach "vereinbarter" Zahlung ist der Betrag bereits nach
dem Drucken der Rechnung als Einnahme auf ein Debitoren Geldkonto gebucht
worden. Das Aufrufen der "Erledigt" Funktion öffnet diesen Datensatz, und Sie
können jetzt das Geldkonto eintragen auf dem der Zahlungseingang erfolgte.
Außerdem wird hier die Skontokorrektur, wenn nötig vorgenommen. Dazu muß der
Knopf "Skonto" in der Dialogbox aktiviert werden.

        Übernehmen

Wenn Sie den angewählten Datensatz weiterverwenden wollen, und die nächste Stufe
der Bearbeitung  anstreben, so müssen Sie diesen Button anklicken. Der
angewählte Datensatz wird dann in einem eigenen Fenster angezeigt. In der
Infozeile dieses Fensters steht der Stand der Bearbeitung dieses Datensatzes.
Auf diese Weise rufen Sie den Datensatz auch auf, wenn Sie noch einmal sehen
wollen, was Sie dem Kunden verkauft haben, oder den Zusatztext lesen möchten.
Wenn Sie das Pop-Up-Menü "Formular" aufrufen, können Sie die nächste Stufe der
Bearbeitung anwählen. Sie können, falls das einmal notwendig werden sollte, auch
einen oder mehrere Bearbeitungsschritte überspringen. So kann auch ohne ein
Angebot gleich eine Rechnung geschrieben werden.

            OK

Haben Sie Änderungen vorgenommen, die auch abgespeichert werden sollen, so
müssen Sie die Dialogbox über den OK-Button verlassen.



8.3 Umwandeln eines Angebots in eine Rechnung



Wenn Sie ein Angebot wieder aufrufen wollen, müssen Sie zuerst das Fenster
"Fakturierung" aktivieren. Dies können Sie durch Drücken der F5-Taste bewirken.

Es erscheint sofort das Fakturierungsfenster, in dem sich außer den von Ihnen
erstellten Angeboten auch alle bereits gedruckten, offenen Rechnungen, Mahnungen
und Materialeinkäufe befinden. Wählen Sie das gewünschte Angebot mit einem
Doppelklick auf den Datensatz aus.

Sie sehen jetzt die Dialogbox "Fakturierungsdaten" mit den entsprechenden Daten.

Dieser Datensatz kann durch das Anklicken des "Übernehmen" Knopfes aufgerufen
werden, und alle Eintragungen des Angebots befinden sich anschließend in dem
Fenster "Angebot Nr.XX".

Wenn Sie bereits ein anderes Fenster aufgerufen hatten, so wird dieses inaktiv
im Hintergrund dargestellt.

Sie haben jetzt die Möglichkeit die Eintragungen in dem Angebotsfenster noch zu
verändern, falls Ihr Kunde nicht alle Positionen Ihres Angebots übernehmen
möchte, oder gegebenenfalls auch Positionen noch hinzufügen. Wenn Sie neue
Positionen eingeben wollen, müssen Sie auch noch das Artikelfenster durch
Drücken der F3-Taste aufrufen. Klicken Sie jetzt im Artikelfenster einen Eintrag
an, so wird dieser mit der gewünschten Anzahl in das Angebot geschrieben.

Die bereits vorhandenen Positionen in Ihrem Angebot können Sie auch ohne
Artikelfenster leicht ändern.

Mit einem Doppelklick auf die zu ändernde Position im Angebotsfenster rufen Sie
die Dialogbox "Artikel" auf, in der Sie Anzahl, den Artikeltext und Preis ändern
können, oder diese Position durch "Löschen" aus dem Angebot entfernen.

Rufen Sie anschließend das Pop-Up-Menü "Formular" auf, in dem Sie mit der
rechten Maustaste auf das Fenster "Angebot Nr.XX" klicken.

Sie müssen hier den gewünschten neuen Status dieses Bearbeitungsvorgangs
auswählen. Für unser Beispiel wäre der Eintrag "Rechnung" anzuklicken.

Der neue Status dieses Fakturierungssatzes erscheint nun oben in der Infozeile
des Fensters. Der Inhalt des Fensters zeigt Ihnen den Inhalt des Formulars genau
so, wie es auch gedruckt wird.

Alle wichtigen Eintragungen sind bereits vom Programm vorgenommen worden. Die
Fakturierungsnummer, die ja identisch mit der Angebotsnummer war, ist jetzt die
Rechnungsnummer.



8.4 Zusatztexte Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen usw.



Genau wie in Kapitel 7.6 beschrieben, können Sie jetzt noch einen Zusatztext
einfügen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste zweimal auf "Ihr Zeichen". Es
erscheint die Eingabebox für die Platzhalter <FIHRZEICH> und <FUNSZEICH>.

Das Feld "Ihr Zeichen" steht für eine Bestellnummer, oder den Namen des
Bestellers zur Verfügung. Dieses Feld ist mit dem entsprechenden Text aus der
Kundendialogbox gefüllt. In das Feld "Auftrag vom" können Sie das Datum der
Auftragserteilung eintragen. Wenn Sie eine Auftragsbestätigung mit FIRST_MILLION
erstellt hatten, ist hier bereits ein Datum eingefügt. Wenn Sie einen
Fakturierungsvorgang mit einer Rechnung beginnen, so steht hier das aktuelle
Tagesdatum. Sie können dieses Datum wie oben beschrieben immer noch ändern.

Die Eintragungen in diese Felder werden mit dem Formular abgespeichert.

Ein Klick auf den unteren Teil des Formulars ruft den inzwischen gut bekannten
Texteditor von FIRST_MILLION auf, der bereits den Text enthält, der im
Formularlayout in den Zeilen #Z eingetragen ist. Dieser Text kann nun
vollständig oder teilweise ersetzt werden. Sie können den Zusatztext auch
komplett neu laden. Die notwendigen Funktionen stellt Ihnen das Pop-Up-Menü  des
Editors zur Verfügung.

Mit einem Druck auf die Entertaste des numerischen Blocks auf der Tastatur wird
der Text in das Formularfenster übernommen.



8.5 Drucken einer Rechnung



Nachdem Sie also aus einem Angebot eine Rechnung gemacht, und auch noch neue
Positionen aufgenommen haben, wollen Sie dem Kunden eine Rechnung schreiben. Sie
können bei aktivem Formularfenster die Druckfunktion entweder über die Tastatur
(Ctrl + P) oder über das Pop-Up-Menü aufrufen. Zuerst werden Sie vor dem Drucken
gefragt, ob die Ware korrekt vom Lagerbestand abgezogen werden soll. Wenn Ihre
Inventur stimmen soll, müssen Sie mit "Ja" diese Dialogbox verlassen.

Wenn Ihre Buchhaltung nach dem Prinzip der "vereinbarten Zahlung" arbeitet,
(Voreinstellung Dialogbox "Parameterr" beachten) wird anschließend die Dialogbox
"Buchung" aufgerufen. Hier sollten Sie das Debitorenkonto als virtuelles
Geldkonto angeben, da der Zahlungseingang noch nicht erfolgt ist. Geben Sie
statt dessen ein existierendes Geldkonto an, stimmt der Kontenstand in
FIRST_MILLION nicht mit dem Kontoauszug Ihrer Bank überein!

Vor dem Ausdruck der Rechnung erfolgt also die Aktualisierung des Lagerbestands
und anschließend wird eine Einnahmebuchung erstellt, wobei das Geldkonto ein
Debitorenkonto sein sollte.

Wenn Sie die verkaufte Waren vom Lagerbestand abbuchen lassen, erhält dieser
Fakturierungssatz den Eintrag "Lager ok gebucht".

Wird die Dialogbox "Buchungen" verlassen, ist diese Rechnung als offener Posten
Bestandteil des Fakturierungsfensters. Aus diesem wird die Rechnung nach der
Bezahlung aufgerufen und gelöscht oder als "Erledigt" markiert, wie im folgenden
Kapitel ausführlich gezeigt wird.

In der nun erscheinenden Dialogbox können Sie die Anzahl der Ausdrucke angeben,
oder den Fakturierungssatz nur in die Fakturliste übergeben. Letzteres ist
sinnvoll, wenn Sie alle Fakturierungsvorgänge des Tages ansammeln wollen, und
erst zu einem bestimmten Zeitpunkt (Büroschluß?) alle aufgelaufenen Vorgänge
über die Funktion "Stapeldruck"  in einem Stück ausdrucken lassen wollen. Sie
müssen dann nicht warten, bis jeder einzelne Ausdruck fertig ist, Ihr Rechner
wird also nur einmal von der Druckroutine blockiert!



8.6 Aufrufen einer bezahlten Rechnung zwecks Kontenkorrektur



Arbeitet Ihre Buchführung nach dem Prinzip der "vereinbarten Zahlung", muß der
Zahlungseingang der Fakturierung mitgeteilt werden. Außerdem muß eine Umbuchung
vom Debitorenkonto auf ein real existierendes Geldkonto vorgenommen werden.

Rufen Sie zuerst den Datensatz in der Fakturierung auf. Soll eine
Skontokorrektur vorgenommen werden, muß der Knopf "Skonto abziehen" aktiviert
werden. Lösen Sie dann die Funktion "Erledigt" aus.

Es erscheint sofort der Buchungsbeleg zu dieser Rechnung, in dem Sie jetzt das
Geldkonto anklicken auf dem der Zahlungseingang erfolgt ist.

     Buchung einer gedruckten Rechnung (bei "vereinnahmter" Zahlung)

Wird Ihre Buchhaltung entsprechend dem Prinzip der "vereinnahmten Zahlung"
geführt, muß der Knopf "Einnahme sofort bei Rechnungserstellung buchen" in der
Dialogbox "Parameter "deaktiviert sein. Ist dies der Fall, wird die Rechnung
nach dem Ausdruck nur in das Fakturierungsfenster eingetragen.

Erfolgt dann der Zahlungseingang rufen Sie diese Rechnung wieder im
Fakturierungsfenster auf und ändern zuerst das Rechnungsdatum. Tragen Sie hier
das Datum ein, an dem die Zahlung erfolgte. Sollte Ihr Kunde Skonto abgezogen
haben, klicken Sie noch den Knopf "Skonto abziehen" an.

Verlassen Sie diese Dialogbox nun über die Funktion "Erledigt". Es öffnet sich
sofort die Dialogbox "Buchung" in der Sie das Geldkonto auf dem die Zahlung
eingegangen ist, auswählen können. Anschließend ist diese Einnahme auf dem
Einnahmekonto unter Berücksichtigung des Skontosatzes gebucht.



8.7 Ausdruck eines Lieferscheins



Meistens wird zu einer Rechnung auch ein Lieferschein gebraucht, den der Kunde
mit der Ware ausgehändigt oder zugeschickt bekommt. Da nicht für jeden Vorgang
auch ein Lieferschein gebraucht wird, erfolgt der Ausdruck nicht automatisch.



Nachdem Sie eine Rechnung gedruckt haben befindet sich auf dem Desktop immer
noch das Fenster "Rechnung".

Wenn Sie einen Lieferschein zu der gerade gedruckten Rechnung brauchen, so
klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Fenster "Rechnung".

An der Mauszeigerposition erscheint das Pop-Up-Menü "Formular" mit dem Eintrag
Lieferschein.

Wird jetzt dieser Eintrag angeklickt, erscheint in der Kopfzeile des Fensters
der Eintrag "Lieferschein Nr. XX".

Sie sehen den Lieferschein so, wie er auch gedruckt wird.

Wenn Sie es wünschen können Sie wieder einen Zusatztext mit ausdrucken lassen.
Wenn Sie Ihren Zusatztext eingegeben haben, rufen Sie erneut das Pop-Up-Menü
"Formular" auf und wählen Sie die Funktion "Drucken" an.



8.8 Das Mahnverfahren



Leider sind nicht alle Kunden pünktliche Zahler, weshalb es manchmal notwendig
ist, den säumigen Zahlern eine Erinnerung zu schicken. Früher mußten Sie
regelmäßig eine Ablage auf Ihrem Schreibtisch nach überfälligen Rechnungen
durchsuchen und anschließend eine Mahnung tippen.

Das ist seit dem Erwerb von FIRST_MILLION nun auch endlich Vergangenheit.

Nachdem Sie Ihre Rechnung geschrieben haben, ist Sie Bestandteil der
Fakturierung und des Mahnwesens. Sie brauchen dazu lediglich in der Dialogbox
"Parameter", die sich in der Menüleiste unter "Einstellungen" aufrufen läßt, die
Zeit vorzugeben, ab wann Sie auf eine Rechnung oder eine abgelaufene Mahnung
aufmerksam gemacht werden möchten. Diese Fristen sind frei einstellbar, da
verschiedene Branchen unterschiedlich kulante Zahlungsziele haben.

Wenn sich nun fällige Rechnungen in der Fakturierung befinden, erhalten Sie nach
dem Programmstart sofort das Fakturierungsfenster, in dem sich jetzt nur die
überfälligen Rechnungen, oder Mahnungen befinden. Auf Wunsch können Sie auch
einen Brief mit einem Erinnerungsdatum versehen. Dann erscheint auch dieser
Faktureintrag ab Fälligkeitsdatum in der Liste der Mahnungen.

In der Kopfzeile des Fensters ist der aktive Filter "nur Frist vorbei"
angezeigt.



8.9 Umwandeln einer Rechnung in eine Mahnung



Immer wenn sich überfällige Rechnungen oder Mahnungen in der Fakturierung
befinden, werden Sie nach jedem Programmstart auf diese aufmerksam gemacht. Das
Desktop erscheint dann nämlich mit dem Fenster "Fakturierung", in dem sich durch
die Filterfunktion "nur Frist vorbei" die überfällige Datensätze befinden.

Sie können diesen Hinweis jetzt ignorieren und mit der eigentlichen Arbeit in
FIRST_MILLION fortfahren, oder diese Belege aufrufen und auf die nächste Stufe
des Mahnwesens bringen.

Werden diese Datensätze nicht auf die nächste Stufe des Mahnverfahrens gehoben,
so erscheinen sie natürlich beim nächsten Programmstart erneut.

Wenn Sie die angezeigten Datensätze weiterverarbeiten wollen, klicken Sie dazu
bitte den entsprechenden Datensatz zweimal mit der linken Maustaste an. Es
erscheint die Dialogbox "Fakturierungsdaten". In dieser Dialogbox klicken Sie
den Button "Übernehmen" an.

Der Datensatz wird anschließend in einem Fenster dargestellt. Das Fenster trägt
noch die Bezeichnung der letzten Stufe der Bearbeitung z. B. Rechnung, 1. oder
2. Mahnung. Im Pop-Up-Menü "Formular" können Sie die nächst höhere Mahnstufe
anklicken.

Das heißt, für eine überfällige Rechnung wählen Sie die Funktion 1. Mahnung, für
eine 2. Mahnung die Funktion 3. Mahnung aus. Die neue Stufe im Mahnverfahren
wird nun auch in der Infozeile des Fensters angezeigt.

Wenn Sie für das Erstellen einer Mahnung eine Mahngebühr hinzufügen möchten,
müssen Sie mit der F3-Taste noch einmal die Artikelstammdaten aufrufen. Geben
Sie in Ihre Warenliste eine Position mit der Bezeichnung "Mahngebühr" ein. Diese
Warenposition fügen Sie nun wie gewohnt in Ihre Mahnung ein. Das Programm
berechnet sofort den neuen Rechnungsbetrag.

Das Formular Mahnung hat natürlich einen anderen Zusatztext.

Hier könnte also bei der 3. Mahnung stehen, daß Sie nach Ablauf von 7 Werktagen
beim zuständigen Gericht die Zwangsvollstreckung (Mahnbescheid) beantragen
werden, oder ähnlich eindringliche Worte. Über den Platzhalter <DATUM+X>
(X=1...99) können Sie automatisch eine Zahlungsfrist drucken lassen.

Wenn Ihnen unser Text, den wir in dem Drucklayout MAHNUNG.FRM mitliefern nicht
zusagt, können Sie ihn ja schnell durch das Aufrufen des Texteditors verändern.

Rufen Sie nun erneut das Pop-Up-Menü "Formular" auf und wählen Sie die
Funktion"Drucken" an. Wenn Sie unser Faxprogramm CoMa haben, können Sie dem
säumigen Zahler dieses Dokument auch in erstklassiger Qualität und innerhalb von
60 Sekunden  per Telefon zustellen.  Bevor dieses Formular gedruckt wird,
erscheint die Buchungsdialogbox und zeigt sofort den neuen Rechnungsbetrag an!
Übernehmen Sie diese Box mit OK und der Ausdruck wird gestartet. Anschließend
ist dieser Datensatz mit der entsprechenden Mahnstufe in der Fakturierungsliste
enthalten.

Sollte die Frist dieser Mahnung wieder verstreichen, ohne daß eine Zahlung
erfolgt, so erscheint die Mahnung wieder in der Mahnliste beim Programmstart.



8.10 Das Pop-Up-Menü "Fakturierung"



        Filterfunktionen

Wenn Sie eine Weile mit FIRST_MILLION gearbeitet haben, so sammeln sich leicht
eine Vielzahl von Datensätzen im Fenster "Fakturierung" an. Besonders, wenn Sie
die erledigten Datensätze nicht löschen, sondern über den Knopf "Erledigt" für
eine spätere Verwendung aufheben. Damit es nun nicht zu unübersichtlich wird,
haben wir auch für dieses Fenster eine Reihe von Filterfunktionen vorgesehen.

Sie erreichen diese, indem Sie mit der rechten Maustaste in das geöffnete
Fakturierungsfenster klicken.

Sie können sich jetzt jede Stufe der Fakturierung im Fenster einzeln anzeigen
lassen. So können Sie leicht jeden gesuchten Datensatz finden.

Die letzten Eintragungen haben eine besondere Funktion, die wir hier noch etwas
näher beschreiben wollen.

        Auftrag ok

FIRST_MILLION verwaltet offene Aufträge, die wegen fehlendem Lagerbestand nicht
ausgeführt werden können. Immer wenn nun die Fakturierung aufgerufen wird,
überprüft F_M alle Aufträge, ob diese nun ausgeführt werden können. Das ist bei
umfangreichem Lager- und Auftragsbestand sehr zeitintensiv! Sie sollten deshalb
die dauernde Überprüfung in der Dialogbox "Parameter" abschalten und diese
Überprüfung nur über die Funktion "Auftrag ok" ausführen lassen, wenn Sie Ware
zum Lagerbestand addiert haben.

        Akt. Kunde

Diese Funktion zeigt Ihnen nur die Fakturierungssätze, die zu dem gerade aktiven
Kunden im Kundenfenster gehören. Diese Funktion hilft Ihnen, sich einen
Überblick über die Geschäftsvorgänge zu einem bestimmten Kunden anzusehen. Es
werden dabei immer auch die bereits erledigten Datensätze aufgelistet. Sie
können diese über das Pop-Up-Menü wieder ausblenden, wenn dies gewünscht wird.

        akt. Artikel

Diese Funktion arbeitet ähnlich der eben besprochenen. Sie aktivieren einen
Artikel im Artikelfenster und sehen dann alle Fakturierungssätze, die diesen
Artikel enthalten.

            weitere Funktionen des Pop-Up-Menüs

        Drucken

Diese Funktion öffnet die inzwischen gut bekannte Druckdialogbox für die Ausgabe
von Listen, oder für den Datenexport.

                Schalterfunktionen

Über die Schalterfunktionen können bestimmte Datensätze ein- und ausgeblendet
werden. Ist ein Schalter aktiv, so steht hinter dem Befehl im Pop-Up-Menü ein
kleines Symbol, einem Haken sehr ähnlich!

        erledigte

Ein Klick auf diese Schalterfunktion schaltet die Anzeige der als "erledigt"
markierten Datensätze ein, oder aus.

        gedruckte

Wenn Sie die Funktionalität des Stapeldrucks nutzen wollen, können Sie sich
durch deaktivieren dieser Funktion alle Datensätze anzeigen lassen, die noch
nicht ausgedruckt wurden. Wenn Sie anschließend mit der Funktion "alles
auswählen" im Pull-Down-Menü "Datei" alle noch sichtbaren Eintragungen im
Fakturfenster aktivieren, können Sie die Funktion Stapeldruck auswählen und
inzwischen schon mal das Büro aufräumen, oder Kaffee trinken gehen. Sie können
natürlich  auch "alle aktivieren" schneller mit der Tastenkombination Ctrl + A
ausführen.

            Anzeigen

    Forderungen/Verbindlichkeiten

Diese Funktion zeigt Ihnen die Summe der noch offenen Rechnungen und stellt
diesen Betrag den noch offenen Bestellungen (Einkäufen) gegenüber. Mit dieser
Funktion erhalten Sie einen sehr eleganten Überblick über die Umsatzlage der
Firma. Offene Rechnungen in Höhe von DM 10.000,- sehen gut aus, steht dem
allerdings eine Warenbestellung von DM 20.000,- gegenüber so ist das nicht mehr
ganz so schön (siehe Kap. 8.15)!

    akt. Summe

Sie können auch beliebige Datensätze aktivieren und sich die Summe hierzu
anzeigen lassen. Diese Funktion ist hilfreich, um sich zum Beispiel die
Umsatzzahlen von einem Kunden anzeigen zu lassen.

                Datei

Die Funktionen" Laden" und "Auslagern" helfen Ihnen die Datenmenge in der
Fakturierung nicht ins uferlose anschwellen zu lassen. Wenn Sie die Funktion
"auslagern" aktivieren, erscheint eine Dialogbox, in der Sie den Tag angeben
können, bis zu dem die als erledigt markierten Eintragungen ausgelagert werden
sollen.

Anschließend können Sie in einer Dateiauswahlbox einen Namen für die zu
schreibende Datei benennen. Sinnvoll wäre vielleicht ein halbjährliches
auslagern, als Name böte sich dann 1995_1.FKT für das erste Halbjahr 1995 an.

Sie können diese Datei jederzeit wieder laden, um alte Faktursätze anzuschauen.
Da hierbei die aktuellen Fakturdaten überschrieben werden, müssen Sie vorher die
Daten sichern! Benutzen Sie dafür die Funktion "Alles sichern" mit dem Menüpunkt
"aktuelles Laufwerk".



8.11 Datensätze zusammenfassen



Dieser Menüpunkt im Pop-Up-Menü ermöglicht es Ihnen mehrere Rechnungen zu einer
Mahnung zusammenzufassen. Sie können auch mehrere Lieferscheine zusammenfassen
und zu einer gemeinsamen Rechnung machen. Einzige Voraussetzung ist, daß alle
Faktursätze zu einem Kunden gehören!

Sie müssen dazu die gewünschten Datensätze aktivieren (Klick + linke Shifttaste)
und diesen Menüpunkt anwählen und die Funktion "Zusammenfassen" aufrufen. Sie
erhalten ein neues Formularfenster, in dem sich alle Artikel befinden der
ausgewählten Faktursätze befinden.




8.12 Stapeldruck



Nichts ist lästiger, als die häufigen Wartepausen für jeden Ausdruck. Damit Sie
diese Zeit sinnvoller nutzen können haben wir die Stapeldruck Option eingebaut.
Nun können Sie den Tag über alle Aufträge bearbeiten, speichern diese jedoch nur
in die Fakturliste. Bevor Sie dann zur Mittagspause gehen lassen Sie sich über
den Schalter "gedruckte" alle noch nicht gedruckten Vorgänge in der Fakturliste
anzeigen. Wählen Sie nun entweder per Mausklick, oder über die Funktion "alle
aktivieren" (Ctrl +A) die zu druckenden Datensätze aus und aktivieren Sie die
Funktion "Stapeldruck". Wenn Sie zurückkommen, liegen die gewünschten Ausdrucke
auf dem Drucker. Es werden dabei die Anzahl Exemplare gedruckt, die Sie unter
Druckparameter voreingestellt hatten!



8.13 Suchen in den Fakturierungsdaten



Wenn Sie bereits sehr viele Daten in Ihrer Fakturierung angesammelt haben, kann
es passieren, daß Sie trotz der umfangreichen Filterfunktionen recht lange
brauchen würden um einen bestimmten Datensatz zu finden. Einfacher geht dies,
wenn Sie einen der folgenden Parameter kennen:

    die Fakturierungsnummer,

    die Kundennummer,

    den Kundennamen (oder einen Teil davon)

    ein Suchwort aus der "Bemerkungen" Zeile (oder einen Teil davon)

Wird die Suchfunktion ausgelöst, arbeitet sie nach dem gleichen Schema wie in
den anderen GEM-Fenstern. Ein gefundener Datensatz wird an die erste Stelle der
Liste geschrieben. Handelt es sich nicht um den gewünschten Datensatz, kann
sofort weitergesucht werden (Ctrl + G).

Gehen Sie vor dem Auslösen der Suchfunktion mit der Clr/Home-Taste an den Anfang
der Liste zurück, da in der ersten sichtbaren Eintragung im Fenster mit der
Suche begonnen wird, und achten Sie darauf, daß kein Filter gesetzt ist. Die
Suche erfolgt nur in den Datensätzen, die sich sichtbar im Fakturierungsfenster
befinden!



8.14 Drucken der Liste der Fakturierungsdaten



Nach einer gewissen Zeit werden Sie auch erledigte Fakturierungssätze aus dem
Fenster entfernen wollen. Trotzdem ist es manchmal wichtig schnell erkennen zu
können, wer wann eine Rechnung, ein Angebot oder eine Bestellung erhalten hat.
Dazu können Sie die Daten des Fakturierungsfensters unter Berücksichtigung der
aktiven Filter ausdrucken lassen. So kann man dann leichter das entsprechende
Formular in seinen Unterlagen wiederfinden. Der Ausdruck funktioniert analog den
anderen Fenstern in F_M. Sie können sich mit den Platzhaltern die Daten
aussuchen, die Sie als Liste ausgedruckt haben möchten.



8.15 Gegenüberstellung Forderungen/Verbindlichkeiten



Die letzte Funktion dieses Pop-Up-Menü zeigt Ihnen die Gegenüberstellung der
offenen Rechnungen (Forderungen) und der Verbindlichkeiten (noch zu zahlende
Bestellungen). Sie erhalten sowohl die Netto- wie auch die Bruttobeträge
angezeigt.

Diese Funktion hilft Ihnen zu jeder Zeit, eine Aussage über die Liquidität Ihres
Betriebes machen zu können.



8.16 Anfertigen einer Gutschrift



Die Funktion "Gutschrift" ermöglicht Ihnen einem Kunden ein Guthaben bei Ihnen
mitzuteilen. Dies kann auf zwei verschiedenen Wegen passieren.

    1. Manuell

Rufen Sie mit der F 2 Taste die Kundenliste auf und klicken Sie den betreffenden
Kunden an. Wechseln Sie mit der F 3 Taste in die Artikelliste und wählen Sie die
Positionen aus,  deretwegen eine Gutschrift nötig wurde.

Mit einem Klick der rechten Maustaste auf das Fenster "Formular" (links vom
Artikelfenster) können Sie das Pop-Up-Menü "Formular" aufrufen. Durch Anklicken
der Funktion "Gutschrift" erhält dieses Schriftstück den Status einer
Gutschrift.

    2. über eine Rechnung

Der Kunde, dem Sie eine Gutschrift schreiben wollen, hat ja vorher eine Rechnung
von Ihnen erhalten. Diese können Sie natürlich aus der Fakturierung aufrufen und
mittels "Übernehmen" aktivieren. Sie sehen anschließend im Fenster "Formular"
alle Positionen dieser Rechnung.  Über die Funktion "Kopieren"

Mit einem Doppelklick können Sie dann die Waren löschen, die nicht in die
Gutschrift gehören, die der Kunde also angenommen hat. Anschließend wählen Sie
im Pop-Up-Menü "Formular" den Eintrag "Gutschrift" an. In einer
Buchungsdialogbox können Sie nun eine entsprechende Buchung vornehmen. Achten
Sie darauf, daß eine Gutschrift Ihren Umsatz verringert, sofern Sie bereits eine
Einnahmebuchung in der ursprünglichen Rechnungshöhe vorgenommen haben.

Sie können natürlich auf die Erstellung eines neuen Buchungsbelegs verzichten,
und den Buchungsbeleg der Rechnung per Hand korrigieren.